Il nuovo sistema DMS (Document Management System) sviluppato da Axis è strumento concepito per l'organizzazione delle attività necessarie per l'elaborazione e la gestione di documenti in formato elettronico all'interno di una comunità di utenti.

Il sistema DMS ha natura flessibile in quanto le sue caratteristiche strutturali e funzionali possono essere adattate secondo le esigenze e le richieste del Cliente, garantendo verso quest'ultimo considerevoli margini di personalizzazione.

In quanto riservato ad un insieme qualificato di utenti il sistema viene predisposto all'interno di un'area web privata, accessibile tramite user name e password, la quale può essere a sua volta collegata ad un sito internet.

Il DMS è dotato internamente di uno strumento di gestione utenti (Users Management) attraverso il quale risulta possibile registrare e autorizzare i soggetti da coinvolgere nei lavori.

Il processo di elaborazione dei documenti, eventualmente suddivisi per aree di lavoro, viene articolato in più step (status dei documenti) ai quali risultano corrispondere altrettanti livelli di accesso degli utenti (ruoli).

Per ogni documento è necessario scegliere uno specifico staff di lavoro selezionando in modo appropriato gli utenti per ogni ruolo. Il DMS attribuisce differenti funzionalità d'uso per i differenti ruoli dello staff, dalla fase di editing a quelle di successiva valutazione e approvazione, sino alla pubblicazione on line del documento (nel caso il sistema sia collegato a specifico sito web) o la sua definitiva archiviazione.

In questo modo il sistema permette di disciplinare, in base ad un criterio di competenza, poteri e responsabilità all'interno degli staff di lavoro dei documenti.

Quanto all'interfaccia utente essa è progettata secondo un'idea di massima intuitività e semplicità d'uso. Ogni utente dispone di una propria pagina personale in grado di riportare in modo immediato le sole informazioni di suo interesse, ovvero relative ai documenti per cui è stato selezionato. Al contempo la logica di "condivisione" è funzionale all'ottimale organizzazione e coordinamento dei lavori.

Il DMS può essere inoltre impostato in modalità multilingua al fine di favorire l'accesso e l'utilizzo da parte di utenti di nazionalità diversa.